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Il nodo del Trentino della rete di Lilliput (retelilliput.org/) ha voluto interrogarsi su quali siano gli strumenti migliori per rapportarsi con il mondo dell'informazione, e cercare di procurarseli. Ne è scaturito un incontro con alcuni giornalisti, che ci hanno illustrato a grandi linee il funzionamento degli organi di informazione e ci hanno suggerito alcuni trucchi del mestiere per entrarvi efficacemente in contatto. Qui abbiamo provato a farne un riassunto.

Ufficio stampa
L'ufficio stampa è quel settore di un'impresa, un'associazione, un organismo o un gruppo organizzativo di un evento, che si occupa di veicolare all'esterno le notizie che si vogliono comunicare e di curare i rapporti con i mezzi di informazione. Il suo scopo è "far parlare di sé", trasformare in notizie delle non-notizie, nel senso che si vedrà più avanti. Deve essere un riduttore di complessità, ma anche una cassa di risonanza, deve cioè avere capacità di semplificare e selezionare le informazioni in uscita, ma anche essere un moltiplicatore di informazione.

Le strategie di comunicazione
Per essere efficaci dal punto di vista dell'informazione, è necessario mettere a punto una strategia di comunicazione che parta da una conoscenza minima del funzionamento del mondo dell'informazione e tenga conto delle sue peculiarità. Alcuni accorgimenti possono far risparmiare tempo e fatica e migliorare i risultati. La redazione ha una struttura gerarchica che è un insieme di redazioni(...)
Le notizie possono essere comunicate ad un settore piuttosto che ad un altro, è anzi opportuno comunicare la notizia al settore "giusto", quello più vicino all'argomento che si vuole trattare. È importante instaurare un contatto personale con il caporedattore, in quanto succede ai giornalisti la stessa cosa che accade ai lettori, che vengono bombardati di notizie e subiscono una "overdose" di stimoli.
È necessario avere una grande costanza e un approccio "laico" e disilluso, senza aspettarsi che il caporedattore sia "dei nostri" e senza fargli la guerra se non pubblica quanto gli abbiamo mandato. L'approccio deve essere tempestivo e al momento giusto.
- Meglio mandare i materiali alla mattina e comunque mai dopo le 16.00.
- Lo stesso materiale conviene mandarlo sia via fax sia via mail. È opportuno anche telefonare dopo l'invio del fax, ma non per chiedere se è arrivato.
- È inoltre da ricordare che il valore aggiunto che si crea con una buona e tempestiva informazione è tale da giustificare una riduzione di attività.
- Meglio poco e ben comunicato che molto e mal comunicato.

Indirizzi e riferimenti utili
È importante che ogni gruppo locale abbia a disposizione l'elenco dettagliato dei vari organi di informazione della loro zona con i recapiti dei diversi giornalisti, specificando gli argomenti che essi trattano, ad es: cronaca, politica, ambiente ecc.

Quali elementi fanno di un fatto una notizia?

Non tutte le informazioni fanno notizia, cioè risultano di interesse per i lettori (e i giornali di conseguenza accettano di pubblicarle). Per far passare l'idea che si vuole comunicare, è necessario presentarla in modo che contenga uno o più elementi di interesse pubblico.
È importante conoscere i criteri che i giornali adottano per valutare la significatività di una notizia e che condizionano fortemente la sua pubblicazione:
- Grado e ruolo sociale delle persone coinvolte. Le persone "importanti" fanno notizia, qualsiasi cosa facciano.
- Grado di interesse per la Nazione. Se viene coinvolto un italiano in uno scontro in Africa, fa più notizia di un conflitto fra milioni di africani.
- Sviluppo di idee condivise di progresso. Fanno notizia quelle informazioni che indicano uno sviluppo (scientifico, tecnologico, sociale) nella direzione auspicata dall'opinione pubblica (es. invenzione di una nuova medicina contro l'AIDS)
- Vicinanza fisica, politica, ideologica, culturale. Un fatto accaduto in regione fa più notizia di uno accaduto fuori regione, lo stesso vale per gli altri tipi di vicinanza.
- Quantità di persone coinvolte. Maggiore è il numero delle persone coinvolte e più la notizia attira l'interesse.
- Elementi di conflittualità La polemica induce a schierarsi da una parte o dall'altra, aumentando l'interesse.
- Rilevanza e significatività rispetto a evoluzioni future. Quando la notizia fa supporre che ci saranno sviluppi futuri si può creare un effetto "storia a puntate".
- Novità, attualità. La novità attira sempre l'attenzione così come la stretta attualità.
- Utilità pratica. Se gli interessi personali del lettore entrano in gioco, la sua attenzione cresce. 
- Coinvolgimento emotivo del lettore. Da che mondo è mondo, sesso, soldi e sangue suscitano interesse e morbosa curiosità.

Come si scrive un comunicato stampa
Un comunicato stampa è una comunicazione fatta ad un organo di informazione, per annunciare una iniziativa, descrivere un fatto accaduto o esporre una riflessione. Affinché sia efficace e abbia maggiori possibilità di essere pubblicato, nella sua stesura si devono rispettare alcune regole basilari:
- Avere ben chiaro ciò che si vuole comunicare
- Usare un foglio intestato con mail e telefono del portavoce
- Scrivere in evidenza "comunicato stampa", luogo, mittente e data
- Dare un titolo al comunicato stampa 
- Esporre il concetto di fondo nelle primissime righe (chi, cosa, dove, come, quando, perché)
- Non trattare più argomenti diversi, meglio più comunicati in tempi diversi 
- Evitare un linguaggio difficile, deve essere comprensibile per tutti
- Evitare ripetizioni, inutili abbellimenti (aggettivi) frasi fatte e luoghi comuni, giri di parole
- Non superare le 20-30 righe
- Rinviare per approfondimenti a esperti, siti, riferimenti.

Conferenza stampa
Una conferenza stampa è una comunicazione fatta davanti ai rappresentanti di vari organi di informazione, quali giornali, televisioni e radio. Esso richiede un notevole dispendio di tempo da parte dei giornalisti che vi partecipano, questo impone da una parte che è necessario non abusarne nella frequenza (non più di un paio all'anno) e che venga preparato molto bene in modo da fornire materiale valido ai presenti. Anche in questo caso è necessario rispettare alcune regole fondamentali:
- Convocarla fra le 10 e le 12, evitare il venerdì, buono il sabato
- Informarsi all'ANSA se ci sono altre conferenze stampa in concomitanza
- Scegliere un luogo "visibile" e simbolico, accessibile e dotato di parcheggi
- Non superare i 20-30 minuti di durata
- Fornire sempre un comunicato di appoggio, un dossier, una tabella dati.

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